Нет ни у кого какого нить регламента по упорядочиванию документаоборота по разработке отчетов, изменению-дополнению функциональности, там форма заявки, процес прохождения-утверждения заявки. А то у нас полный бардак в этом плане и часто дают противоречивые или непонятные задания.

Поддерживаю, у нас тоже полная неразбериха.

Выглядит примерно так:
1. Конечный пользователь описывает что ему надо ключевому пользователю. Тот проверяет, стоящее это изменение или нет. Если да, то
2. Ключевой пользователь доносит это до так называемого владельца фунциональности. Тут может быть много промежуточных этапов, в зависимости от того насколько большая органицаия, например, сначала до своего манагера, который потом это будет поддерживать при дебатах о том что внедрять, а что нет. И т.д.
3. К владельцу функциональности сходятся все запросы на изменения, поэтому он может сказать, что, например, да, такой запрос у меня уже есть из другого филиала и мы его сейчас разрабатываем и будет это готово тогда-то или сказать, что это плохая практика и надо это делать по-другому, в общем должен дать какой-то внятный ответ. Это владелец функциональности должен очень хорошо знать бизнес, чтобы понимать, каким изменениям какой приоритет давать. Зачастую для этого собирают собрание, на котором присутствуют спонсоры, которые решают как расставить приоритеты (бюджет то ограничен).
4. Обговоренные изменения поступают на разработку, за которой следует тестирование и т.д.

Если изменения касаются нескольких орг.единиц, тогда это еще надо обсудить с ними и решить как и когда, если вообще, будет проводиться внедрение изменений, запрошенных одним из филиалов.

Все это можно оформить заточенным под конкретную организацию документооборотом.

Для рассмотрения запроса в принципе надо указывать 3 базисных вещи:
1. Описание проблемы
2. Требуемые изменения
3. Количественно выраженные бенефиты от изменения

Это конечно можно дополнить другой сопроводительно информацией.

полезно для таких задач прикрутить ITIL систему