Добрый день,

чем отличаются статусы мероприятия "Запланированный" и "Зафиксированный" ?

Зафиксированные это те которые точно пройдут и их изменить уже нельзя. Запланированные те с которыми можно работать до тех пор пока их не зафиксиуешь.

Статус необходимо менять перед регистрацией слушателей или после?

Лучше после, когда планируете проведение мероприятий, то выполняете обычную работу (регистрация, ресурсы и т.д.), как только Вы посчитаете что вся работа сделана и можно приступать к проведению - фиксируете мероприятие и цикл повторяется для других мероприятий.