Решил проблему, реализовано было так:
1) настраиваем динамические мероприятия для тех сроков которые хотим отслеживать (почему динамические, так это для того, чтобы кадры ручками ничего не вводили, но можно и ручками вводить в 19 ИТ, это уже кому как удобно )
2) в 19 ИТ есть стандартные виды сроков и даты предупреждения, но можно добавить и свои, а также изменить сроки предупреждения (делается в SPRO здесь: Менеджмент персонала>Администрирование персонала>Основы анализа>Отслеживание сроков>Определение вида срока)
3) запускаем транзакцию SO23, и создаем список адресатов, которым должно приходить уведомление
4) имя отчета по отслеживанию сроков: AQZZ/SAPQUERY/H2DATE_MONITOR== запускаем его, настраиваем вариант (имя варианта запоминаем, оно нам еще потребуется)
5) запускаем транзакцию SM36 (планирование фоновых заданий) указываем имя задания и приоритет выполнения, выбираем период запуска (кнопка "Условие запуска"), затем, кнопка "Получатель СписСпула" в получателе выбираем список адресатов, определенный в шаге "3" и не забываем поставить крыжик "Экспресс" (для того, чтобы у получателей появлялось окно с уведомлением о приходе почты); затем давим кнопку "Шаг", и там определяем имя нашей программы и наш вариант
Удачи.

Кто нибудь реализовывал автоматическую рассылку писем на внешние адреса из SAPа?
Без использования WF и динамических мероприятий.