а почему сами то авансы разделить не хотят (отдельно на аренду,рекламу и хоз и канц. товары), раз такой контроль нужет?

Да вот как разделить, не совсем понятно, например ФП по адмхоз расходам формируются следующим образом:
1. На каждый вид расхода создается счет ГК. Счетов ГК довольно много - около 100.
2. Дервация в УБ: счет ГК -> ФП
если теперь еще и авансы разделить на 100 счетов ГК, получится, во первых, как то не оптимально, во вторых, в документе аванса еще нельзя определить по какому подразделению (ПФМ) сколько затрат будет проведено, т.к. аванс может выписываеться не на всю сумму предполагаемой закупки (частичная предоплата) и в промежуток времени, после момента выдачи аванса и до проводки счет фактуры, может измениться решение сколько какому подразделению (ПФМ) расходов начислять.

PS: Хотя начинаю понимать , что Вы советуете, не обязательно создавать контировки на аванс по каждому виду расходов, достаточно создать на каждую группу ФП (объект АКН), имеющую один бюджетный лимит?

да, я имею ввиду, что если надо раздельно контролировать, то разделить контировки придется на некие группы
Вообщем надо выделить группы, как у Вас примере: 1) хоз и канц.товары, 2) Аренда и реклама - т.е. то, что нельзя смешивать в контроле и вперед настраивать АКН

Спасибо, Delicia, за очень дельный совет!!
Но реализация разбивки по контировкам для таких групп в FI, будет думаю довольно не тревиальна:
1. если попытаться использовать ту же деривацию, что сейчас использую я, - счет ГК -> группа ФП (объект АКН), то получается вместо одного счета "Авансы выданные поставщику по Адмхозрасходам" придется создавать счета ГК "Авансы выданные поставщику по Хоз и канц товарам", "Авансы выданные поставщику по Аренде и рекламе" и т.п., а т.к счета авансов будут контрольными, причем возможно одновременно к одному счету поставщика в вспомогательной книге кредиторов, то развести их можно будет только разными кодами ОГК и если групп ФП будет довольно много, то кодов ОГК может не хватить , тем более часть из них мы уже задействовали для реализации других бизнес процессов.
2. может подскажите какой нибудь более изящный способ получения контировки для различения авансов, выдаваемых на разные группы расходов (группы ФП) ? А то мне ничего другого в голову прийти не может

на счета завязываться действительно не очень хорошо получается на практике, только если бухгалтерии самой нужно такое разделение, иначе будет отрицательный момент, про который Вы уже написали как раз - избыточность кодов ОКГ со всеми вытекающими.
У Вас авансы бьются руками в FI?

Да, у нас по большому счету, кроме FI, бюджетирования и еще нескольких специализированных финансовых модулей, в проекте больше никаких модулей не задействовано. Авансы бьются руками и только в FI. Иногда прямыми авансами иногда через ТАПы, правда скоро, при запуске в продуктив Бизнес процесса автоматического формирования MT100, для интеграции с банк-клиентом, будем переходить скорее всего только на ТАПы.

тогда даже не знаю за что можно зацепиться, получается все одинаковое, если только по контрагенту, по идее аренда и скрепки должны у разных предприятий оплачиваться, если только, конечно, это все одним валом на подотчетника какого-нить Васю Петрыкина не идет

Все верно, подметили, могут и валом на подотчетника кинуть. Да и скрепки с арендой , я привел как пример, только для того, чтобы разница в назначениях групп расходов в глаза бросалась! А так есть группы расходов и очень близкие по целевой направленности и поставщики товаров и услуг, формирующие эти расходы могут быть и одни
А через документы выделения средств в Бюджетировании никак не решить разные контировки авансов? А то я еще по этой функциональности ничего посмотреть не успел .

использовать их можно, но чтобы автоматом контировки определялись все равно необходимо от каких-то признаков отталкиваться, если только их легче руками колбасить, например финансистам или казначеям и там они уже нужные контировки укажут, а потом на основе них делать ТАП и аванс в FI

Ага, я про этот вариант и спрашиваю, возможно ли, уже не автоматически формировать контировки аванса, а хотя бы, чтобы в документе выделения средств финансисты или бухгалтера, смотря кому дать права, забивали выделение средств, на конкретные группы расходных ФП (родительские ФП, соответствующие объекту АКН, на который назначен свой отдельный лимит), и чтобы УБ понимало, что несмотря на то что выбраны ФП по расходам, но нужно формировать именно ТАП? Или это как то нужно по другому в документах выделения средств организовывать чтобы ТАП-ы правильно формировались?

да, это возможно и очень удобно для предварительного выделения средств, т.е. можно делать заранее до реальных проводок - соответственно появляется предварительный контроль, анализ и оперативная корректировка при необходимости


логика простановки контировок не отличается от FI, т.е. указывается ФП, ее можно отнести к нужному объекту АКН и т.д.



для УБ нет разницы в ФП - для аванса она или нет (разделение ФП на авансы и постоплату - это все-таки уже прикладное), далее на основе данных документов можно формировать либо ТАП, либо счет-фактруру, что душе угодно

Спасибо огромное, Delicia! Как всегда, Ваши советы очень помогли!

Думал выпутаться для формирования факта по бюджету, только отражением в УБ документов FI, но похоже придется разбираться и с документами проводки УБ (с документами "Выделение средств" и возможно для платежных требований с документами "Требования")

Велкам , лучше конечно, просто выделения средств просто использовать, причем можно как цепочку взять (Резервирование - ПАС - АС), а можо только один вид взять и по нему сразу ТАП делать. А вот "требования" fm-ные imho не очень удобные в использовании

Думаю для начала одного вида документа выделения средств хватит , - итак придется объяснять бухгалтерии необходимость выполнения еще одного дополнительного шага. А для чего обычно такой 3-х шаговый БП может понадобится?
Насчет требований, спасибо за совет! - постараюсь их обойти, все равно еще не обдумывал, действительно ли без них, не решается ситуация с Авансами полученные, в аналогичной, расписанной, ситуации с Авансами выданными, только уже не для расходов по адмхоздеятельности а для "продаж" по основной деятельности. Может и документами FI получится выкрутится, все таки по доходам АКН мне контролировать не нужно, да и доходам по основной деятельности соответствует маленькое количество счетов ГК (не так как в адмхозрасходах).

2 или 3 шага используются когда хотят сделать в 2-3 фазы подготовку к платежу - разные права, разные проверки могут быть на каждой фазе и разная степень детализации всякой аналитики, + каждый последующий документ может расходовать, например, только кусочек исходного. Предположим зарезервировали по договору некую сумму, потом по частям последующими доками ее ведем до платежа и т.д. Вообщем, применений масса.