А я бы советовал не спешить настраивать свою схему и мучиться с типами позиций.
Наверно, SAP не просто так не разрешил использовать тип позиции W в заявках.
При проектировании системы ставятся точные задачи под все "правильные" цепочки закупок.
Если схема не попадает в SAPовскую, то, возможно, она не очень правильная.
Иногда, конечно, получается, что SAP рассчитывал на более прогрессивные компании, чем наши. И нельзя перескокнуть сразу через 5-6 ступеней развития. Из каменного века - и в капитализм.
Но мне кажется, это не тот случай.

Когда подразделение, подавая заявку на централизованную закупку, не знает конкретный номер материала (по разным причинам) - это неправильно? Эту задачу они и хотят решать. Не всегда все можно согласовать на этапе создания заявки.

По-моему, неправильно.
Работа должна быть по-другому организована.
Вопрос проектирования решения.

Такая проблема должна решаться на уровне регламента по заведению новых номеров материалов. Если не может найти в справочнике, значит номеров материала нет и следует подать заявку на их заведение.

неправильно, но тем не менее встречается

автор вопроса что-то молчит...
ау, автор, какие успехи?